Como evolução natural e fruto da excelente aceitação da Gestão Comercial NEXT por parte das empresas portuguesas, a Sage Infologia há já algum tempo que foi de encontro com as expectativas dos utilizadores, complementando a Gestão Infologia NEXT com a área Administrativa.

A Gestão Administrativa Next é um conjunto de seis aplicações (independentes) mas interligadas, nomeadamente, todas elas comunicam com a contabilidade, como complemento aos movimentos efectuados nas áreas operacionais da Empresa:

Contabilidade Next
Reconciliações Next
Gestão Pessoal Next
Gestão de Despesas
Imobilizado Next
Mapas e relatórios

Contabilidade Next

A Sage Infologia, prosseguindo o objectivo de proporcionar às empresas portuguesas um instrumento de gestão potente e fiável, mas também de grande simplicidade de uso, desenvolveu esta aplicação de contabilidade.

Totalmente integrável com as aplicações da Linha NEXT, é uma solução inovadora para a gestão global das empresas.

Permitindo trabalhar com várias empresas em simultâneo assim como aceder a diferentes exercícios em tempo real, explora todas as vantagens que o ambiente Windows proporciona.

Estando perfeitamente integrada com o POC (Plano Oficial de Contabilidade) possibilita a utilização de qualquer outro plano contabilístico, mantendo todos os automatismos que realiza com o plano oficial.

Os dados de base sobre que trabalha são directamente partilhados pela gestão operacional, tanto comercial (compras vendas, etc.) como financeira ( cobranças, pagamentos, etc.), obtendo assim os registos contabilísticos em tempo real e sem qualquer duplicação de registos.

Opcionalmente, prevê-se a ligação dos dados oriundos da Gestão Comercial Next, sob a forma de descarga de ficheiros.

· Múltiplas dimensões de análise:

· Contabilidade financeira (classificação POC) Contabilidade do IVA

· Contabilidade de Fluxos de Caixa

· Contabilidade de Gestão:

· Sector, Rubrica de gestão, Centro de Custo e Objecto de Custeio

Para cada uma destas dimensões existe um plano de enquadramento que estrutura e organiza os códigos classificadores que são associados aos movimentos, de acordo com as particularidades de cada organização.

Permitindo o relacionamento entre os diversos planos proporciona toda a flexibilidade de análise de resultados através do cruzamento de dados, tornando-se numa efectiva ferramenta de gestão e de análise.

Para além do plano geral de contas financeiro (POC), naturalmente obrigatório, podem ser criados e utilizados planos para a codificação das operações que envolvem IVA (Plano de IVA) e para os fluxos de Caixa (Plano de Fluxos de Caixa)

Igualmente para cada uma das classificações que compõem a caracterização de gestão, aplicável aos movimentos que representam custos ou proveitos pode ser criado um plano de enquadramento.
Plano departamental: para organização lógica das análises sectoriais Plano funcional: para o enquadramento das rubricas e análise dos custos e proveitos numa perspectiva funcional ( exemplo : demonstração dos resultados por funções)
Plano de estrutura organizacional: para o enquadramento na estrutura do organigrama da organização dos centros
Plano dos objectos de custeio: para a exploração consistente e hierarquicamente organizada dos dados numa perspectiva de afectação a custeios específicos (obras, contratos, operações específicas, viaturas, etc.)

A introdução de movimentos pode ser auxiliada por modelos padrão de lançamentos (já desenhados no programa que podem ser modificados, anulados ou ampliados), permitindo preparar a aplicação para ser usada de modo simples e cómodo para os operadores, sem que isto implique perca de potencialidades na extracção da informação.

Partindo de uma simples introdução de dados obtemos a gestão em tempo real da contabilidade e do IVA, através de todo o tipo de consultas, listagens, mapas e gráficos.
O trabalho diário é muito mais ágil contando com todo o tipo de acessos directos à informação desde qualquer ponto da aplicação, com sistemas de busca completos.
Em qualquer momento podemos procurar, confirmar e consultar lançamentos introduzidos durante o exercício ou em exercícios anteriores seguindo diferentes critérios de busca e ordenação.

Tendo em conta a crescente internacionalização das Empresas, é possível definir dois Planos de Contas Correspondentes obtendo, em tempo real e sem qualquer acréscimo de trabalho, tanto as contas em formato local como em formato Grupo ou Casa Mãe.

Ao efectuar os registos no Plano de Contas (base) está simultaneamente a efectuar o registo em um ou dois Planos de Contas Correspondentes.

Esta funcionalidade é complementada por diferentes "status" de registos, permitindo efectuar os ajustamentos necessários às contas locais, com vista a reflectir os princípios contabilísticos aplicáveis às contas Grupo, sem interferir nas contas locais.

Pode assim, em qualquer altura e de uma forma fiável e rápida, obter a reconciliação entre as contas POC e as contas Grupo.

Contém uma ampla gama de mapas de análise e gestão além de, obviamente, estarem contemplados todos os modelos oficiais (Balanços, Demonstração de Resultados, Modelo 22, Declaração Periódica e Anual do IVA, Mapas recapitulativos de Clientes e Fornecedores, Mapa de Fluxos de Caixa, etc.)

O módulo “Anexo ao Balanço e Demonstração de Resultados”, integrado na Contabilidade da Gestão Sage Infologia Next, é a solução eficaz para a sistematização e preparação dos documentos que constituem o processo do “depósito das contas das sociedades”, face ao sempre escasso tempo que os técnicos dispõe para satisfazer mais este compromisso legal.

Integrando também totalmente com o Word da família Microsoft Office é a ferramenta adequada para rapidamente produzir o Anexo ao Balanço e Demonstração de Resultados.

·Definição livre das notas que pretende incluir no Anexo (valores comparativos, critérios valorimétricos, etc.)

·Definição dos conteúdos de cada uma das notas

·Leitura automática dos elementos contabilísticos e/ou da gestão de Imobilizado

·Construção de fórmulas auxiliada através de um assistente

·Integração com o Microsoft Office – exporte e trate a informação no Word da Microsoft.

·Crie os seus relatórios, nomeadamente o Relatório de Gestão integrando com a Contabilidade Next

·Formate, finalmente, o documento resultado no Office

 

O Decreto Lei n.º 257/96, de 31 de Dezembro, harmoniza o direito português com o direito comunitário, ao transpor o disposto na Directiva n.º 68/151/CEE, do Conselho, de 9 de Março.

As sociedades anónimas, por quotas e em comandita por acções ficam assim obrigadas a efectuar o depósito do relatório de gestão e dos documentos de prestação de contas nas respectivas Conservatórias do Registo Comercial.

Configuração completa dos acessos dos utilizadores através de códigos e permissão de acesso às diversas opções

Possibilidade de fecho de diários por mês/ano

Mecanismos de controlo e verificação dos movimentos registados via a Gestão Comercial Next

Existem mecanismos automáticos para Apuramento de IVA, Apuramento de Resultados e outros.

Possibilidade de associar a cada documento e/ou movimento notas para sinalização de comentários de Auditoria.

A Contabilidade NEXT inclui também uma poderosa ferramenta com vista a permitir ao utilizador a elaboração de qualquer mapa baseado nos dados da sua empresa. Facilmente poderá desenhar desde relatórios de gestão a modelos oficiais com características WYSIWYG.

A duração dos exercícios pode ser definida pelo utilizador possibilitando a manutenção de escritas em anos fiscais distintos do ano civil.

A aplicação está já preparada para funcionar com o Euro, quer na fase de transição (aceitando duas moedas), quer na fase final da implementação desta nova moeda. Transacções registadas e toda a informação analisada numa ou noutra moeda.

Reconciliações Next

Integrando a Gestão Administrativa Next é, contudo, totalmente compatível com as Linhas Dos e 50 da Sage Infologia, nomeadamente Contabilidade e Contas Correntes.

Quem deve adquirir

Utilizadores da Contabilidade ou Contas Correntes das linhas DOS ou 50 da Sage Infologia pelo facto de ser totalmente integrável com estes produtos

Todos aqueles que necessitem de um verdadeiro controle de bancos e contas de terceiros, mesmo que não utilizem produtos Sage Infologia, dado que é disponibilizado utilitário para a importação de qualquer ficheiro de movimentos em formato texto.

Benefícios para a Gestão

· Total controlo sobre contas reconciliáveis (bancos, clientes, fornecedores, etc.)

· Simplicidade no processo de reconciliação

· Independência da Contabilidade

Características

· Integrando a Gestão Administrativa Next tem como objectivo essencial a reconciliação de qualquer conta bancária ou de terceiros, permitindo identificar e controlar as diferenças de reconciliação destas.

· Solução de reconciliações potente e fiável, mas também de grande simplicidade de uso.

· Totalmente integrável com a Contabilidade Next bem como com as Contas Correntes e Contabilidade DOS/Linha 50, permite que a reconciliação seja analisável em qualquer momento, incorporando o seguimento posterior das regularizações dos itens então pendentes

· Reconciliação de contas em Escudos e em Euros

· Permite comentar e tratar os pendentes como ajuda no trabalho da "limpeza" da reconciliação

· Permite editar o extracto de movimentos sob o ponto de vista do banco/terceiro.

· Permite o controlo de "campanhas" de conferências (com ou sem circularização)

· Total independência da Contabilidade uma vez que assenta numa filosofia em que os movimentos a reconciliar são transportados para uma estrutura de dados off-line em relação à contabilidade

· Integração com os demais produtos da Sage Infologia. A integração é total com a Contabilidade Next bem como com a Contabilidade e Contas Correntes DOS/Linha 50 na medida em que os movimentos destas aplicações são importados para posterior reconciliação.

· Ligação ao Banco - a integração dos movimentos bancários pode ser efectuada por importação automática de ficheiros disponibilizados pelo Banco.

· Reconciliação por cruzamento de elementos já existentes nos dois lados. Neste caso a empresa importa ficheiros de extractos bancários ou outras e usa basicamente o método do cruzamento. Este cruzamento corresponde à "fusão" dos dois movimentos num só passando estes a estarem ligados entre si.

· Reconciliação por simples identificação do movimento interno. Nesta modalidade a reconciliação apoia-se apenas nos movimentos contabílisticos (perspetiva interna). O sistema por identificação/cruzamento garantirá a criação automática do correspondente externo.

· Cruzamento - os cruzamentos de movimentos internos e externos pode ser efectuado na filosofia de um para um, de vários para um, de um para vários ou mesmo cruzamentos parciais entre si.

· Mecanismos automáticos de apoio à reconciliação - o sistema contempla um conjunto de mecanismos automáticos para sugestão de reconciliação, sendo de destacar o cruzamento automático por Valor, Data ou Descrição.

· No mecanismo de sugestão automática por Data prevê-se um diferimento na data em relação à perspectiva contrária na medida em que a data externa (bancária) difere, maior parte das vezes, em alguns dias da data interna (Contabilidade).

· No mecanismo de sugestão por Descrição prevê-se a utilização de tabelas com as abreviaturas utilizadas pelos vários bancos, estabelecendo-se uma equivalência de cada uma destas com as descrições utilizadas na Contabilidade.

· Posição de reconciliação resumo

· Posição de reconciliação detalhada

· Extracto de conta de reconciliação na perspectiva interna e externa

· Extracto de processo de reconciliação na perspectiva interna e externa

Requisitos de Hardware:

· PC ou 100% compatível

· Processador Pentium

· Sistema operativo Windows 95/98 ou NT

· 16 MB RAM

· 10 Mb disponíveis em disco

· CD drive

· Rato ou dispositivo equivalente

· Monitor VGA ou superior (SVGA recomendado)

Gestão Pessoal Next

Integrando a Gestão Administrativa Next esta aplicação processa vencimentos e auxilia a gestão dos seus colaboradores.

Total flexibilidade na configuração de abonos (remuneração base, prémios, subsídios de turno, horas extras e complementares), descontos e faltas, adaptando-se assim a todo o tipo de Empresa.

Benefícios para a gestão

· Gestão completa de Pessoal - controlo Administrativo, Contabilístico e Fiscal

· Proporciona uma base de cadastração geral e detalhada com vista à extracção de todos os outputs obrigatórios de acordo com a legislação em vigor

· Integrabilidade com a gama Next

Características

· Integrando a Gestão Administrativa Next tem como objectivo essencial o processamento de Salários e a gestão do Pessoal respeitando integralmente a legislação em vigor

· Multiprocessamento mensal

· Processamento na base Mensal, Quinzenal, Semanal ou Diária

· Processamento por dias úteis, 30 dias ou normalizado a 21,666(7) dias

· Cálculo da cessação de contrato automática

· Tratamento de retroactivos (do ano corrente / de outros anos)

· Processamento de ajudas de custos

· Processamento de quilómetros

· Ligação à Contabilidade com a possibilidade de importação e vários centros de custo

· Processamento de qualquer período passado

· Conta Corrente de faltas

· Emissão de todos os modelos oficiais

· Emissão de balanço social

· Possibilidade de processamento em qualquer data

· Possibilidade de processamento individualizado de Subsídios de Férias, Natal e 15º mês

· Possibilidade de processamento de Subsídio de Férias por tranches

· Facilidade e flexibilidade de introdução de alterações mensais dos dados para processamento

· Possibilidade de definição de abonos fixos e diários

· Simulação de processamento

· Histórico de processamento, faltas, abonos e descontos

· Recibos configuráveis

Gestão de Despesas

Para uma melhor gestão das suas despesas você necessita:

· Que a introdução de despesas seja descentralizada.

· Que o processo funcione mediante confirmação; aprovação; existência de documento e plafond.

· Que a segurança seja assegurada através do controlo de passwords por utilizador.

· Que exista um apurado controlo de plafond por tipo de despesa.

· Que a gestão de adiantamentos por conta e respectiva devolução seja fácil.

· Que a introdução de despesas em divisa esteja salvaguardada.

· Que se possa associar as despesas aos respectivos projectos em curso.

· Que possibilite relatórios de despesas via formulário Excel.

· Que a integração com a contabilidade seja plena e precisa.

· Que a sincronização com a gestão de pessoal seja simples.

Balanço Social

O Balanço Social, segundo a Lei n.º 141/85, de 14 de Novembro, é de elaboração obrigatória para todas as empresas com 100 ou mais colaboradores, qualquer que seja o seu regime contratual.

Mais recentemente o Decreto-Lei n.º 9/92, de 22 de Janeiro introduziu algumas simplificações e ajustamentos nos formulários.

Este reporte sobre a situação social das empresas deve ser elaborado até 31 de Março e remetido até 15 de Maio ao Departamento de Estatística do Ministério do Trabalho e da Solidariedade.

Terão também que ser enviadas cópias do mesmo à associação ou associações em que esteja filiada a entidade patronal, bem como ao sindicato ou sindicatos em que estejam filiados os trabalhadores.

Quantas horas de trabalho por ano consome o seu departamento de Recursos Humanos com o propósito da construção do Balanço Social?

Provavelmente demasiadas!

Para obter o Balanço Social em minutos, a Sage Infologia propõe-lhe o Balanço Social da Gestão de Pessoal Next.

Esta solução é de uso fácil e eficaz, pois permite registar ao longo do ano todos os eventos relevantes para o Balanço Social: saídas, promoções, acções de formação profissional, acidentes de trabalho, exames médicos, etc.

Ao adquirir a solução poderá ainda gerir em detalhe o cadastro laboral dos funcionários.

Qualquer alteração à ficha do funcionário é objecto de registo, permitindo automatizar todas as tarefas de controlo inerentes ao Balanço Social - alteração de situação contratual, alterações de horário de trabalho, promoções, etc.

A impressão faz-se em papel branco ou nos modelos oficiais disponibilizados pela Imprensa Nacional Casa da Moeda.

Mapas e relatórios

· Recibos de vencimentos

· Folha de Férias

· Cheques em Escudos e Euros

· Mapa para ligação à Contabilidade

· Conta Corrente discriminativa de funcionário

· Mapa de Férias Mensal

· Mapa de Férias Anual

· Mapa de Segurança Social em papel

· Mapa de Segurança Social em suporte Magnético e Guia de Pagamento da Segurança Social

· Mapa de Seguro

· Mapa para Sindicatos

· Mapa de cheques

· Mapa de transferência bancária

· Transferência bancária em suporte Magnético

· Mapa de Horas Extras

· Declaração Rendimentos

· Modelo 41 IRS

· Modelo 43 IRS

· Mapa de liquidação de IRS

· Declaração Anual do IRS (Modelo 10) em papel e suporte magnético

· Mapa de Absentismo

· Quadros de pessoal

Imobilizado Next

Esta aplicação é um importante instrumento de Gestão do Imobilizado de qualquer Empresa.

Contempla todas as exigências legais desta área, bem como fornece toda a informação sobre a situação, localização, histórico de aquisições, reintegrações, reavaliações, correcções fiscais, conservações e reparações, …, dos bens activo imobilizado da empresa.

Total ligação à contabilidade das aquisições, reintegrações (anual ou mensalmente), reavaliações, alienações e abates.

Benefícios para a gestão

· Gestão completa de activos fixos - controlo Administrativo, Contabilístico e Fiscal Imobilizado, qualquer que seja a sua natureza: Corpóreo, Incorpóreo, Financeiro ou simples diferimentos, incluindo os Bens Adquiridos por Leasing

· Processo de reintegrações e reavaliações de Imobilizado Corpóreo ou Incorpóreo totalmente automatizados.

· Proporciona uma base de cadastração geral e detalhada, contemplando para além dos aspectos contabilísticos e fiscais, também os funcionais, de afectação, localização, etc., dando cumprimento ao disposto no artº 51 do CIVA

· Retirar maior rentabilidade do imobilizado

Características

- Integrando a Gestão Administrativa Next tem como objectivo essencial a gestão do Imobilizado das empresas respeitando integralmente a legislação em vigor

- Tratamento do Ano Fiscal diferente do Ano Civil

- Emissão dos modelos oficiais de reintegrações (modelos 32.1 a 33.19), Mapa de Correcções fiscais, Bens em Locação Financeira (modelo 40), Mapa de Mais ou Menos Valias (modelo 31)

- Simulação de Reintegrações por vários métodos alternativos

- Reavaliações processadas de forma idêntica às reintegrações, com a respectiva emissão dos modelos oficiais (modelos 34.1 a 34.6)

- Cálculo e controlo de quotas perdidas, reintegrações não aceites fiscalmente e cálculo das mais ou menos valias

- Controlo de seguros avaliações alternativas e registos de reparação e conservação dos activos fixos

- Tratamento automático dos bens abatidos, incluindo as fichas associadas, por opção

- Divisão automática de fichas

- Mais ou menos valias fiscais

- Contratos de locação Financeira (Plano Financeiro)

- Diversos mapas de análise com extracção selectiva ou geral de informação com base nos dados do cadastro ou do histórico

- Sistema de diagnóstico e conferência de movimentos que garante a fiabilidade dos dados introduzidos

- Total ligação à Contabilidade das aquisições, reintegrações, reavaliações e mais ou menos valias fiscais.

- Tratamento do reinvestimento

- Mapas e relatórios

- Mapas oficiais de Reintegrações e Reavaliações (modelos 32.1 a 33.19 e 34.1 a 34.6)

- Mapa modelo 31 - Mais ou Menos Valias Fiscais

- Mapa modelo 40 - bens em locação Financeira

- Mapas de controlo contabilístico das reintegrações e reavaliações efectuadas.